O Grupo Aço Cearense identificou a necessidade de padronizar seus relatórios e manter registros históricos de um portfólio de projetos estratégicos. Para tal, contou com a expertise do Grupo Portfolio em gerenciamento de projetos e tecnologia em realizar uma consultoria de diagnóstico situacional e implantação de uma solução específica de gestão de projetos na camada de PMO.
Confira nos tópicos a seguir a jornada da criação do PMO corporativo da Aço Cearense.
Análise do cenário
O Grupo Aço Cearense via como oportunidade estruturar um framework de Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) a nível corporativo, para um grupo específico de projetos estratégicos. Desta forma, os processos de Gerenciamento de Projetos, principalmente aqueles relacionados à iniciação, monitoramento e controle, gestão integrada de mudanças e encerramento, foram otimizados neste nível da empresa. Durante a análise, foram identificadas oportunidades na gestão de documentos, processos e ferramentas para Gerenciamento de Projetos.Problema Encontrado
No diagnóstico situacional, foram identificadas oportunidades nos seguintes pontos:Geração e gestão de documentos essenciais para Gerenciamento de Projetos, tais como, Termo de Abertura do Projeto (TAP), Formulário para Solicitação de Mudanças, Termo de Encerramento do Projeto ou Fase;
Controle nas linhas de bases de escopo, custo e prazo dos projetos;
Comunicação padronizada entre camada de projetos e alta gestão;
Informações históricas para tomada de decisão.
Solução Proposta
Para atuar nas oportunidades descritas no diagnóstico, foram realizadas reuniões de trabalho entre os times da Portfolio Gestão e do Grupo Aço Cearense, visando o compartilhamento de ideias relacionadas a boas práticas em Gerenciamento de Projetos.Dessa forma, foi desenvolvido um framework próprio para Gerenciamento de Projetos a nível corporativo, incluindo a elaboração de documentos, processos e dashboard padronizados.
Desafios
Durante a jornada, alguns desafios foram apresentados, tal como a necessidade de alinhamento na disponibilização de informações.Outro desafio foi a formalização e validação das linhas de base de custos dos projetos em pauta, devido a ruídos de comunicação no que se refere às versões dos planejamentos dos projetos.
Implantação
A equipe da Portfolio Gestão elaborou, em conjunto com o GAC, um framework em primeira versão para Gerenciamento de Projetos, incluindo documentos, processos e ferramentas padronizadas, incluindo Dashboard para monitoramento dos projetos estratégicos.O Escritório de Gerenciamento de Projetos Corporativo foi devidamente implementado e, já próximo ao término dos trabalhos, o time do Grupo Aço Cearense começou a colocar em prática a metodologia desenvolvida.
Processos estão sendo seguidos, documentos padrões estão sendo preenchidos e, o mais importante em termos de valor para a alta gestão, o Dashboard está sendo utilizado como ferramenta de comunicação, com base histórica de informações, facilitando a tomada de decisão.
Além disso, foram realizados dois Workshops para difusão da metodologia no Grupo Aço Cearense, orientando as camadas de projetos quanto às boas práticas implementadas e à importância de utilizá-las nas rotinas dos projetos.
No total, foram envolvidos dez colaboradores do Grupo Aço Cearense, nas diversas áreas impactadas, e dez colaboradores da consultoria da Portfolio Gestão, em um projeto que durou seis meses até sua entrega final.
Situação atual
A partir da solução implementada, o Grupo Aço Cearense conta agora com mais um PMO Corporativo devidamente estruturado, com pessoas e metodologia que inclui processos, documentos e ferramentas para o adequado monitoramento de projetos estratégicos.Bases históricas para os projetos também estão disponíveis para consultas, o que aumenta o nível de amadurecimento da empresa em Gerenciamento de Projetos. Além disso, a comunicação foi padronizada entre as camadas de projetos e alta gestão da empresa.
Benefícios obtidos para a base de projetos deste universo
PMO Corporativo Específico: Estruturação basilar do PMO Corporativo, com a primeira versão das ferramentas de gestão;
Repositório único para acompanhamento, consolidação e organização das informações para tomada de decisão;
Contribuição para construção de um nível de maturidade mais elevado no tema Gerenciamento de Projeto;
Maior controle das mudanças, buscando transparência;
Melhor comunicação e integração entre áreas da organização;
Melhor comunicação com o nível executivo;
Melhor controle sobre prazo e custos dos projetos em pauta;
Maior agilidade na tomada de decisão;
Melhor gestão dos riscos;
Melhor definição de prioridades;
Maior visibilidade do andamento do projeto.
Alguns números para este framework específico
1 (uma) Metodologia padronizada para Gerenciamento de Projetos Estratégicos desenvolvida;
3 (três) Processos desenvolvidos, sendo eles: 1. Iniciar o Projeto; 2. Realizar o Projeto; e 3. Realizar o Controle Integrado de Mudanças;
1 (um) Macroprocesso desenvolvido para o PMO Corporativo;
4 (quatro) Documentos Padrões desenvolvidos, sendo eles: 1. Termo de Abertura do Projeto; 2. Formulário de Gestão de Mudança; 3. Termo de Aceite Parcial ou Total do Projeto; e 4. Relatório de Desempenho do Projeto (base de dados para Dashboard);
1 (um) Dashboard em Power BI em ambiente do Grupo Aço Cearense;
2 (dois) Workshops sobre Metodologia desenvolvida e implementada;
1 (uma) Visita à unidade SINOBRAS, em Marabá/PA, para orientação aos times dos principais projetos estratégicos no preenchimento e utilização dos documentos e ferramentas desenvolvidos.
Diferenciais da Portfolio Gestão
O principal diferencial do Grupo Portfolio neste trabalho foi a customização da solução com base na necessidade do cliente. Além, é claro, da especialidade tanto em Gerenciamento de Projetos como em Tecnologia, que proporcionaram a junção de processos e documentos atrelada à ferramenta de última geração.Confira algumas imagens
Sobre a empresa
O Grupo Aço Cearense está há mais de 40 anos na indústria do aço no Brasil (siderurgia, metalurgia e florestal) e possui uma carteira de 16 mil clientes ativos em todo o país. A empresa é líder regional neste mercado, com capacidade produtiva de 1 milhão de toneladas de aço por ano.
