A gestão de projetos tem por base auxiliar na organização interna das demandas complexas de uma organização. Ela garante maior assertividade na distribuição das ações estratégicas, na tomada de decisão e por fim nos resultados alcançados.

Com base nesse contexto, a gestão do Mercadinho São Luiz identificou a oportunidade de estruturar a sua gestão de projetos e processos a fim de organizar as ações relacionadas para uma visão centralizada dos seus projetos e garantir assertividade na tomada de decisão.

Para esta iniciativa, a empresa contou com a expertise da Portfolio Gestão. Confira neste artigo a jornada para criação do Escritório de Projetos e Processos (PMO) do Mercadinho São Luiz.

O Mercadinho São Luiz é uma empresa supermercadista que ocupa o posto de maior empresa do segmento no estado do Ceará. Com grande maturidade em sua área de atuação, adquirida ao longo dos mais de 47 anos de história, a empresa realizava diversas iniciativas a nível de projetos, mas sem um modelo de governança de gerenciamento de projetos definido.

A gestão de projetos acontecia de forma descentralizada, logo, os processos relacionados a quaisquer fases dos projetos não eram claros dentro da organização.

Havia também a necessidade de se analisar e redesenhar os processos relacionados ao Hortifruti, como a aquisição, a logística e a distribuição na loja.

Em análise inicial de diagnóstico, a equipe da Portfolio Gestão entendeu as necessidades da empresa e identificou algumas oportunidades de melhoria, como:

• Ausência de uma estrutura de gestão corporativa relacionados a projetos e processos que facilitasse o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas, atuando no suporte e gestão dos esforços da organização em gerenciamento de projetos e processos;
• Ausência de metodologia definida de gerenciamento de projeto;
• Ausência de documentação padronizada por fase de projeto, como por exemplo Planejamento Financeiro, Matriz de Riscos, Termo de Encerramento, Solicitação de Mudança, entre outros;
• Sem clareza nos resultados dos projetos e o impacto que eles traziam;
• Falta de registro histórico para tomada de decisão.

Em trabalho conjunto do time da Portfolio Gestão e dos Mercadinhos São Luiz, a solução foi posposta entendendo as particularidades e buscando adaptabilidade e simplicidade, prezando por entregar valor real ao cliente.

Identificação

Primeiramente, foi identificado o nível de maturidade atual do Mercadinho São Luiz e proposto a estruturação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos e Processos que, mesmo robusto, fosse claro e simples de implantar e disseminar sua cultura na organização.

Mapeamento

Quanto à análise e redesenho dos processos relacionados ao Hortifruti, foram realizadas agendas de mapeamento de situação atual, com identificação de oportunidades de melhorias relacionados à estrutura organizacional, tecnologia e regras de negócio.

A partir daí, foram redesenhados os processos e criados planos de implementação para sanar os gaps encontrados. O plano de implementação do processo foi uma ferramenta para utilização do Escritório de Projetos e Processos.

Documentação e metodologia

Quanto à documentação, a equipe da Portfolio Gestão propôs o direcionamento do trabalho, sugerindo os serviços que o PMO irá desempenhar na organização e a elaboração de metodologia com documentos e processos, que foi refinada durante reuniões de trabalho em conjunto com o time do Mercadinho São Luiz.

A partir dos gaps mapeados dos processos de Hortifruti foram elaboradas oportunidades de melhorias e suas possíveis soluções relacionadas a Sistema e Infraestrutura, de Fluxo de trabalho e regras de negócio e de pessoas e organização.

A implantação Escritório de Gerenciamento de Projetos e Processos para o Mercadinho São Luiz aconteceu de forma coordenada. Em cada encontro era apresentado ao cliente uma parte da estrutura, que sempre era validada na sequência. As considerações feitas foram plenamente atendidas para que escritório fosse de fato customizado e adequado à realidade da empresa.

Fase de pesquisa

Inicialmente, foram aplicadas duas pesquisas, tanto para entender o nível de maturidade do Mercadinho São Luiz a respeito de Gerenciamento de Processos, quanto para entender quais os benefícios esperados pelo cliente com a implantação de um Escritório de Projetos e Processos.

Assim, foi possível identificar quais serviços o escritório iria desempenhar na frente de projetos e processos que mais se adequavam às necessidades.

Alocação do PMO na estrutura organizacional

Após a definição dos serviços, foi analisada a atual Estrutura Organizacional do cliente e definido onde o Escritório deve ser melhor incluído estrategicamente na organização.

Em seguida, tivemos a definição de Papeis e Responsabilidades tanto do time do Escritório quanto os envolvidos diretamente, para trazer clareza aos atuantes desde o princípio de cada projeto qual seu propósito.

Criação de indicadores

Foram apresentados e validados indicadores de controle, tanto na frente de projetos quanto para a frente de processos. Com isso, o Mercadinho selecionou os prioritários para ser utilizado no início da implantação.

Apresentação da metodologia

Com o resultado, foi apresentada a metodologia de projetos que será utilizada, com documentos e processos bem definidos e padronizados, incluindo um dashboard de gestão de portfólio e acompanhamento de projetos, construído sempre com a participação do cliente para entregar o produto de acordo com suas expectativas.

Primeiro projeto do novo PMO

Para iniciar as ações no PMO do Mercadinho São Luiz, foi realizada a análise e o mapeamento de dos processos do Hortifruti. Após a apresentação das oportunidades de melhoria e da diretoria, foram decididas as implementações seriam estratégicas para uma primeira rodada.

A partir daí, foi elaborado um documento de plano de implementação com 184 ações a serem executadas pelo time São Luiz, com o apoio do Escritório de Projetos e Processos MSLZ.

O plano de ação foi apresentado junto à gestão e aos colaboradores envolvidos na execução, sendo essa execução acompanhada pelo time de Projetos e Processos MSLZ.

Durante os trabalhos, as equipes enfrentaram os desafios da mudança organizacional, comuns ao estilo de consultoria, e a falta de base histórica dos projetos anteriores, porém com total apoio da empresa cliente todas as ações foram implementadas com sucesso.

Entre outras ações desafiadoras para a equipe Portfolio Gestão, destacamos o repasse de conhecimento técnico para a equipe da empresa que não possuía a expertise em projetos e processos, duas frentes de trabalho distintas, mas que se convergem estrategicamente.

Após um trabalho de oito meses de imersão da consultoria em Gestão de Projetos da Portfolio Gestão na cultura do Mercadinho São Luiz, hoje a empresa conta com um Escritório de Projetos e Processos totalmente estruturado, uma equipe qualificada e uma metodologia bem definida, que inclui processos, documentos e ferramentas para o adequado monitoramento dos projetos estratégicos.

A partir da entrega, já está sendo gerada uma base histórica, padronizada, que servirá para futuras tomadas de decisões.

Os principais benefícios obtidos pelo Mercadinho São Luiz com a estruturação de seu Escritório de Projetos e Processos foram:

• Maior produtividade e melhor qualidade nos resultados por meio da execução de processos estruturados;
• Mais clareza na definição de papéis e responsabilidades;
• Melhor integração e melhor comunicação entre os agentes do processo;
• Maior agilidade na tomada de decisão por meio de regras e diretrizes claras;
• Maior produtividade e melhor qualidade nos resultados por meio da implantação da Metodologia de Gerenciamento de Projetos e Processos;
• Melhor integração e melhor comunicação entre as áreas da organização
• Mais disponibilidade de informação de qualidade para a tomada de decisão;
• Transferência efetiva do conhecimento em Gerenciamento de Projetos e Processos.

O principal motivo da escolha pelas soluções da Portfolio Gestão foi a vasta expertise da empresa em Gerenciamento de Projetos e Tecnologia, principalmente quando combinadas para implementação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos e Processos.

O diferencial do Grupo Portfolio neste trabalho foi a entrega da solução com base no nível de maturidade e na necessidade do cliente e a atenção com o repasse metodológico para o time que irá executar as ações da entrega em diante.

Além disso, foi desenvolvido um dashboard não apenas para acompanhamento de projeto, mas também para geração de relatório de gestão de portfólio de projetos.

Quanto ao redesenho dos processos do Hortifruti, tivemos:

• 6 Fluxos de Processo AS IS (Situação Atual) mapeados;
• 36 Oportunidades de Melhorias aprovadas;
• 7 Fluxos de Processo TO BE (Situação Futura) elaborados;
• 1 Plano de Implementação com 184 ações mapeadas;

Quanto à implantação do Escritório de Projetos e Processos:

• 1 Escritório de Gerenciamento de Projetos e Processos estruturado;
• 1 metodologia de Gerenciamento de Projetos e Processos desenvolvida;
• 4 fluxos desenhados: – 1. Iniciar e Planejar; 2. Executar; 3. Monitorar; 4. Encerrar.
• 18 indicadores construídos, sendo 07 para frente de processos, e 11 para frente de projetos;
• 1 documento de Política de Gerenciamento de Processos elaborado;
• 1 PGP Gerir Documentos;
• 1 dashboard de gestão de portfólio e acompanhamento de projetos construído;
• 27 artefatos gerados: – 10 para Frente de processos: Arquitetura de Processos; Cadeia Integrada de Processos; Diagrama de Escopo; Fluxo AS IS; Oportunidades de Melhoria; Plano de Implementação; Fluxo TO BE; Mapa de Indicadores; Normativos; Acompanhamento do plano de Implementação.
• 17 para Frente de Projetos: TAP – Termo de Abertura do Projeto; TAP Canvas; EAP (Estrutura Analítica do Projeto); Apresentação de Kick-off; Cronograma de Etapas Detalhado; Orçamento; Termo de Aceite (Entrega Parcial); Ata de Reunião; Solicitação de Mudança; Relatório de Desempenho do Projeto; Status Report; Controle de Mudanças; Matriz de Risco; Termo de Encerramento do Projeto; Lições Aprendidas; Pesquisa de Satisfação; Termo de Suspensão do Projeto.

Sobre a empresa

A rede de supermercados Mercadinhos São Luiz atua há 50 anos no Ceará como uma das maiores redes supermercadistas do estado. Com lojas de alto padrão de qualidade e a missão de atender de forma única os seus clientes, a rede é reconhecida pelo GPTW como umas das melhores empresas do varejo para se trabalhar no Brasil.