Criação do PMO corporativo da Acal Home Center

A Portfolio Gestão realizou mais um o serviço de implantação de Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), desta vez na empresa Acal Home Center.

A empresa identificou as necessidades de criação de uma metodologia para gestão de projetos no nível corporativo, com documentações, processos e dashboards padronizados.

A escolha pelas soluções do Grupo Portfolio se deu pela expertise da Portfolio Gestão em Gerenciamento de Projetos e Tecnologia, principalmente quando combinadas à implementação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos.

Confira a seguir a jornada da criação do PMO corporativo da Acal.

Análise do Cenário

Antes da consultoria especializada da Portfolio Gestão, a Acal não possuía Modelo de Governança de Projetos e Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) a nível corporativo. Desta forma, os processos de Gerenciamento de Projetos, principalmente aqueles relacionados a Iniciação, Monitoramento e Controle, Encerramento e Gestão Integrada de Mudanças, inexistiam de maneira formal neste nível da empresa.

Problemas encontrados

Inicialmente, as equipes realizaram um diagnóstico situacional, identificando os pontos:

Inexistência de documentos essenciais para Gerenciamento de Projetos como, por exemplo, Formulário para Solicitação de Mudanças, Termo de Encerramento do Projeto ou Fase;
As equipes não tinham conhecimento das rotinas que devem executar em relação aos processos de gerenciamento de projetos (riscos, mudanças, recursos) realizando a condução de projetos e seu acompanhamento como uma lista de atividades ou plano de ação
Falta de comunicação padronizada entre camada de projetos e alta gestão;
Falta de informações históricas para tomada de decisão.

Solução proposta

A busca pela solução ideal se deu em conjunto com o time da Acal através de reuniões de trabalho com compartilhamento de ideias relacionadas a boas práticas em Gerenciamento de Projetos entre os envolvidos.

Como solução, foi proposto o desenvolvimento de metodologia para Gerenciamento de Projetos a nível corporativo, incluindo a elaboração de documentos, processos e dashboard padronizados e ainda a implementação de uma plataforma de gerenciamento de projetos.

Desafios

Ao longo da jornada para a solução ideal, alguns desafios foram apresentados, como dificuldade em definir e controlar escopo, custos e prazos em projetos; abordagem reativa a problemas em projetos, sem o controle efetivo de mudanças e riscos; os projetos, na maioria das vezes, eram abordados como ações isoladas de trabalho sem processos padronizados para solicitação, aprovação, iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Implantação

A Portfolio Gestão elaborou e apresentou uma metodologia em primeira versão para Gerenciamento de Projetos, incluindo documentos, processos e ferramentas padronizadas, incluindo dashboard para monitoramento dos projetos estratégicos.

Ao todo, foram oito meses de trabalho, desde o kickoff até a entrega final, com envolvimento das equipes Acal e Portfolio Gestão.

A solução final foi plenamente customizada levando em consideração as solicitações de ajustes feitas pelo time da empresa.

O Escritório de Gerenciamento de Projetos Corporativo foi devidamente implementado e o início da prática da metodologia, iniciada antes mesmo do término dos trabalhos.

Além disso, também foram realizados dois Workshops para difusão da metodologia, orientando as camadas de projetos quanto às boas práticas implementadas e a importância de utilizá-las nas rotinas dos projetos.

Situação atual

Atualmente, os processos estão sendo seguidos, documentos padrões estão sendo preenchidos e, o mais importante em termos de valor para a alta gestão, o dashboard, está sendo utilizado como ferramenta de base histórica de informações, facilitando a tomada de decisão.

A Acal conta agora com Modelo de Governança de Projetos e Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) devidamente estruturados, com pessoas e metodologia que inclui processos, documentos e ferramentas para o adequado monitoramento dos projetos estratégicos.

Bases históricas para os projetos também estão disponíveis para consultas, o que aumenta o nível de amadurecimento da empresa em Gerenciamento de Projetos. Além disso, com a comunicação padronizada entre as camadas de projetos e alta gestão da empresa.

Benefícios obtidos

PMO Corporativo: Estruturação basilar do PMO Corporativo, com a primeira versão das ferramentas de gestão;
Repositório único para acompanhamento, consolidação e organização das informações para tomada de decisão;
Contribuição para construção de um nível de maturidade mais elevado no tema Gerenciamento de Projeto;
Maior controle das mudanças, buscando uma maior visibilidade;
Melhor comunicação e integração entre áreas da organização;
Melhor comunicação com o nível executivo;
Maior confiabilidade nas informações apresentadas;
Estimativas de prazo e custo mais confiáveis;
Maior disponibilidade de informação de qualidade para a tomada de decisão;
Melhor controle sobre prazo e custos dos projetos
Maior comprometimento do nível executivo com os projetos;
Maior agilidade na tomada de decisão;
Menor exposição a riscos;
Melhor definição de prioridades;
Maior compromisso com resultados;
Maior visibilidade do andamento do projeto.

Alguns números

1 (uma) Metodologia padronizada para Gerenciamento de Projetos Estratégicos desenvolvida;
9 (nove) Processos desenvolvidos: 1. Macroprocesso Gerenciamento de Projetos; 2. Iniciar o Projeto; 3. Aprovar o Projeto; 4. Macroprocesso Realizar o Projeto; 5. Planejar o Projeto; 6. Executar o Projeto; 7. Acompanhar o Projeto; 8. Monitorar o Projeto, 9. Encerrar o projeto;
14 (quatro) Artefatos desenvolvidos: 1. Proposta de Projeto; 2. TAP Canvas; 3. Cronograma de etapas e Orçamento do Projeto; 4. Relatório de Acompanhamento do Projeto; 5. Solicitação de Mudança; 6. Matriz de Responsabilidade (RACI); 7. Lições Aprendidas; 8. Termo de Aceite; 9. Relatório de Desempenho Final do Projeto; 10. Relatório de Impacto do Projeto no Portfólio; 11. Ata de Reunião; 12. Pesquisa de Satisfação; 13. Avaliação para Seleção do GP; 14. Modelo de Kick-off;
1 (um) Dashboard em Power BI em ambiente da Acal;
2 (dois) Workshops sobre metodologia desenvolvida e implementada;
Apoio à implementação da ferramenta Stratws: apoio metodológico quanto à contratação, configuração, teste e implementação da ferramenta de gerenciamento de projetos da Stratws.

Diferenciais do Grupo Portfolio

O principal diferencial do Grupo Portfolio neste trabalho foi a customização da solução com base na necessidade do cliente. Além, é claro, da especialidade tanto em Gerenciamento de Projetos como em Tecnologia, que proporcionaram a junção de processos e documentos atrelada à ferramenta de última geração.

Sobre a empresa

A Acal Home Center é uma empresa de materiais para reforma e construção. Está há 67 anos no mercado cearense, tendo iniciado em 1954 com uma pequena loja de tintas. Hoje, a Acal conta com mais de 400 colaboradores distribuídos nas seis lojas da rede, localizadas nas melhores regiões de Fortaleza.