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30 de julho de 2019

Saiba a importância de ter uma consultoria de processos na sua empresa

Para que uma organização possa garantir a sua sobrevivência no mercado, ela precisa ter um ciclo de produção que seja o mais rentável possível. Assim, ao girar o capital, o lucro aparece de uma forma segura. A consultoria de processos tem um papel determinante nesse aspecto.

Para que esse cenário seja possível, os gestores envolvidos devem cumprir os prazos devidamente e manter os custos operacionais sob controle. É importante também não sobrecarregar a equipe.

Caso qualquer desses fatores não esteja precisamente calibrado, é necessário buscar ajuda de uma consultoria de processos. Diferentemente de uma consultoria de projetos, esse tipo de serviço tem como foco o ajuste do sistema para garantir que as entregas sejam as melhores possíveis.

Interessado? Então continue a leitura do nosso post e saiba tudo sobre a importância de contar com uma consultoria de processos!

O papel de uma consultoria de processos

Uma empresa que disputa espaço no mercado precisa alinhar a sua visão e missão. Ao buscar atingir suas metas por meio de uma especialização, a organização está se dedicando ao seu core business.

Isso significa que as atividades que não são o foco da sua expertise devem ser tratadas de forma a exigir o menor esforço e volume de recursos.

Enquanto a empresa está voltada para entender melhor o seu cliente, criar produtos e serviços que os fidelizem, promover a inovação e fortalecer a sua marca no mercado, é importante que alguém exerça o papel de “enxugar” os desperdícios que possam existir na operação diária do negócio.

É nesse momento que entra em cena a consultoria de processos. Especializados em fazer uma análise da situação, os consultores vão conferir como anda o fluxo de trabalho e identificar pontos de melhoria que podem agilizar a produção, economizar recursos e mitigar falhas e riscos.

Pode-se dizer que uma consultoria de processos ajudará os clientes dela a entregar mais valor ao consumidor final, por meio de uma melhoria de processos que tornará a empresa muito mais eficiente no que se propõe a fazer.

Serviços que podem ser oferecidos por uma consultoria de processos

Como se pode ver, o trabalho desenvolvido é bastante específico e tem vantagens muito importantes para as organizações. Contudo, ainda é oportuno sintetizar algumas das principais áreas de atuação de uma consultoria profissional. Elas podem ser divididas em quatro frentes.

A primeira delas é a arquitetura e estruturação de processos, quando são identificadas rotinas de produção e sistematizadas tarefas, além do estabelecimento de responsabilidades.

Outro destaque é para o projeto de transformação de processos. Nesse caso, muito comum no mercado, faz-se um trabalho a fundo na rotina da empresa. Mais adiante, trataremos melhor dele.

A terceira frente é a de monitoria e capacitação. Conhecimento técnico é repassado da consultoria para o cliente, que poderá melhorar suas rotinas internas com base em uma fundamentação teórica mais sólida e eficaz.

Por último, o destaque no estabelecimento de governança e na estruturação de um Escritório de Processos. Este tipo de departamento interno serve para garantir que a empresa tenha uma maturidade ampliada no que diz respeito à melhoria contínua de seus próprios processos.

Como funciona uma consultoria de processos

Carregando a experiência de trabalhos em vários mercados, com organizações de portes e perfis de atuação diferentes e juntando a esse conhecimento empírico toda a teoria já desenvolvida ao redor da gestão, controle e aprimoramento de processos, uma consultoria pode trabalhar em alguns pontos específicos para garantir melhores resultados para seus clientes.

Dentre esses pontos de atuação, alguns podem ser destacados como sendo os principais para a conquista do retorno esperado. Veja quais são:

Entendimento do contexto

A primeira coisa a ser feita é buscar levantar informações sobre o contexto que receberá a consultoria. Nesse momento, antes de adentrar em detalhes técnicos, é preciso entender o que é percebido como valor pelo consumidor final, para que a empresa que está sendo amparada possa receber um serviço com o foco adequado.

É com base nos preceitos levantados nessa fase que o trabalho será desenvolvido, e é por isso que o alinhamento entre consultoria e cliente é fundamental em qualquer trabalho.

Mapeamento do processo

Uma vez entendido aonde se quer chegar, outra tarefa necessária é buscar conhecer a rotina operacional da empresa cliente. Em alguns casos, já existe um modelo de mapeamento para o processo, mas, mesmo assim, ele precisa ser conferido.

A formalização da rotina é importante para que se possa entender, no estudo de cada sistema produtivo, se os outputs (saídas) estão atendendo às expectativas e se os inputs (entradas) e demais recursos estão sendo utilizados da maneira mais eficiente possível.

Identificação de pontos críticos

Em meio ao estudo do processo, são levantados os pontos mais problemáticos. Normalmente, é nesse momento da operação que é possível identificar os maiores desperdícios de energia e recursos da empresa, gargalos de produção e dificuldades de manter um ritmo mais enxuto.

Como eles são o “elo fraco” da rotina operacional, precisam ser bem entendidos e avaliados.

Melhorias, proposições e ajustes

Uma vez que foram encontrados os pontos críticos/gargalos do sistema produtivo, algumas intervenções devem ser feitas para conseguir fazer com que todo o processo possa ser evoluído.

Como limitam a rotina, atuar diretamente nesses momentos do processo é algo que surtirá efeito em todo o resultado. Pode ser, inclusive, que outros aspectos também devam ser tratados para garantir que o sistema esteja bem calibrado. Portanto, ter apoio profissional é fundamental.

Redefinição do processo

Resolvidos os problemas principais e que geram maior impacto financeiro e de tempo, garantido o foco na agregação de valor e eliminação de desperdícios, a consultoria ajuda a empresa a firmar o novo modelo de trabalho.

A documentação adequada deve ser produzida de uma maneira que torne a nova rotina um aspecto de fácil absorção. Como toda mudança costuma gerar desgaste e alguma resistência, é preciso prestar muita atenção.

Monitoramento e capacitação

Implementada a melhoria, faz-se necessária a criação e estabelecimento de metodologias de monitoramento. Esse acompanhamento garantirá que os resultados estejam sob controle e que qualquer alteração seja prontamente percebida.

Ainda é importante ressaltar que a empresa cliente deve estar pronta a ser capacitada para garantir que a melhoria atingida tenha boas condições de ser preservada, evitando retrocessos e um bom entendimento da situação.

Compreendendo melhor como funciona uma consultoria de processos e como ela pode ajudar empresas a se desenvolverem mais produtivamente, fica fácil perceber como esse tipo de trabalho pode trazer ganhos financeiros significativos para as organizações.

Como escolher uma consultoria de processos

A escolha da empresa de consultoria é parte determinante do sucesso da iniciativa, uma vez que a experiência e o conhecimento que ela pode agregar à operação da organização formam “o produto” a ser contratado.

Contudo, trata-se de uma opção que vai além da simples garantia de que a empresa tenha essa qualificação. Uma consultoria, essencialmente, tem a vantagem de ser capaz de encarar seu negócio com um olhar de quem está de fora e, desse modo, pode contribuir para melhorias operacionais de aspectos difíceis de serem observados pela própria equipe da empresa.

Considere que a consultoria trabalha com pessoas

Ao mesmo tempo, a consultoria precisa fazer isso com estrita observância da cultura organizacional. Isso porque as empresas não são feitas de processos, mas de pessoas. Desse ponto de vista, uma consultoria não é uma atividade análoga a um download de um novo software. Diferentemente de um computador, as pessoas não respondem mecanicamente a um comando.

Obviamente, existe certa dificuldade em identificar algo tão subjetivo como a capacidade de engajar, comprometer e envolver as pessoas na adoção de melhores práticas em processos, mas critérios como o resultado apresentado em outros trabalhos são ótimos indicativos dessa importante competência — incluiremos outros deles na continuidade deste texto.

Isso não significa que o trabalho depende exclusivamente da consultoria, mas, justamente, nos permite constatar que o seu sucesso é construído como uma atividade conjunta entre as equipes internas e a de consultoria externa. É por isso que o respeito e o interesse dos consultores para com a cultura organizacional do seu negócio é tão importante.

Determine seus objetivos com a consultoria de processos

Com base nessa visão de que a consultoria é a aplicação conjunta de uma metodologia de aprimoramento, o seu primeiro passo consiste na determinação dos seus objetivos com o trabalho.

A consultoria vai agregar o apontamento sobre alguns dos aspectos que precisam ser melhorados — aqueles de que a própria empresa não se dá conta —, mas sua organização precisa partir do que ela própria identifica como pontos-chave a serem aprimorados.

Essa não é uma tarefa difícil, uma vez que os líderes e demais colaboradores convivem com problemas e incômodos diários. Por natureza, o ser humano busca a facilidade, que aqui não usamos com uma conotação pejorativa de diminuir o trabalho, mas no sentido de buscar facilitar que os resultados sejam alcançados.

Por isso, mesmo que as pessoas não saibam exatamente o que precisa ser feito para resolver um problema, no que a consultoria contribuirá, elas reconhecem o incômodo da existência da maioria deles. Identificar esses objetivos com uma consultoria serve como uma referência importante, que vai ajudar a definir um perfil mais alinhado às necessidades do empreendimento.

Se você tiver dificuldade de identificar objetivos mais específicos, não se preocupe, uma boa consultoria o ajudará com isso, a determinação dos objetivos principais é suficiente para que você tenha uma diretriz consistente. No lugar de pensar em algo como diminuir os prazos de processamento de pedidos de venda em 20%, por exemplo, concentre-se em objetivos mais genéricos, como melhora de prazos.

Estude cases de sucesso em consultoria de processos

Com base no que reconhece como as necessidades da empresa, você está pronto para avaliar soluções adequadas aos seus objetivos. Embora eles permitam traçar um perfil ideal para atender o seu caso, uma consultoria deve ser avaliada pelos resultados que ela apresenta.

Sendo assim, os cases de aplicação são uma ótima referência para sua escolha. O ideal é que você avalie casos de aplicação da consultoria em empresas que guardem similaridades com a sua. Se a sua organização é de porte médio, é pouco útil considerar os resultados de uma consultoria voltada a pequenas empresas, pois elas apresentam problemas em uma escala mais simples.

O contrário também é verdadeiro, mas o trabalho efetuado em grandes organizações é um indicativo de competência da empresa de consultoria, pois permite identificar a capacidade de resolver situações complexas. Sendo assim, você pode considerar cases de empresas maiores, mas deve valorizar situações parecidas com a sua. Afinal, esse foi um dos motivos de determinar os objetivos.

Considere que o trabalho começou com a avaliação

É comum que o processo de escolha ocorra com uma abordagem que, ao menos em alguma medida, é defensiva. Nessas situações, a empresa contratante busca se proteger de uma decisão errada. Contudo, o melhor posicionamento é buscar fazer a escolha certa e criar um ambiente favorável à mudança. Mas o que isso realmente significa? Vejamos!

O trabalho começa antes de a empresa de consultoria ser contratada. Sua avaliação prévia faz parte dele e vai ter influência no resultado final. Por isso, você deve dar atenção a aspectos como o prazo das etapas desde o início.

Você pode usar esse momento para envolver e comprometer a sua equipe e, ao mesmo tempo, eliminar tensões e apreensões que ela pode ter em relação a um trabalho como esse. Se a consultoria é vista como uma real possibilidade de demissões, o resultado pode ser comprometido com o baixo engajamento dos colaboradores, mas quando ela é agregada como uma iniciativa que vai contribuir para melhorias na rotina de trabalho, o resultado é o inverso.

Ainda que a maioria dos colaboradores não se envolva nesses procedimentos prévios e só saiba da contratação no início dos trabalhos, toda a equipe precisa ser preparada, especialmente com medidas que permitam a tomada de consciência sobre os problemas a serem solucionados.

Além disso, por mais que seja oportuno e fundamental consultar informações que permitam considerar a saúde financeira da consultoria contratada, por exemplo, critérios como esse são requisitos básicos.

Problemas como falta de estrutura, insolvência financeira e pouco tempo de atuação são apenas critérios eliminatórios, mas a sua definição precisa se basear em aspectos positivos, como resultados apresentados e excelência na escolha das metodologias utilizadas — nosso próximo tópico.

Escolha a metodologia adequada

No que se refere à gestão de processos, existem metodologias testadas e aprovadas pelo mercado. Você não precisa fazer experiências arriscadas e duvidosas. Desse ponto de vista, tenha em mente que a metodologia adotada pela empresa de consultoria faz grande parte do trabalho.

Além de determinar um caminho sistemático para que a sua empresa possa conceber, executar e monitorar as regras e os processos envolvidos na sua operação, o uso recorrente de uma boa metodologia permite que a empresa de consultoria aprimore continuamente sua capacidade de aplicá-la.

Essa experiência garante que a sua organização desenvolva o projeto com mais conforto, evita imprevistos e prioriza os aspectos mais importantes. Ou seja, ao mesmo tempo em que a consultoria ajuda a sua empresa a aplicar um método elaborado para permitir o aprimoramento constante dos seus processos, ela usa da mesma técnica para perseguir o máximo da excelência nos seus próprios métodos.

Conhecer e entender a metodologia aplicada pela consultoria é fundamental para que você se sinta seguro em relação aos resultados. Deixe-se envolver com essa tarefa ao ponto de imaginar o projeto de consultoria sendo aplicado na sua empresa.

Para concluir, vale mencionar que, se seguir as dicas e observações desta postagem, a consultoria de processos proporcionará um resultado exponencialmente maior do que o investimento necessário para sua execução. Essa é uma característica marcante de uma boa consultoria e também deverá fazer parte dos seus critérios de análise ao conhecer os cases de sucesso.

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