Qual a função de um PMO e por que ele deve fazer parte da sua organização? 

Gerenciar projetos com eficácia, aumentando as chances de alcançar os resultados esperados é um dos principais desafios do dia a dia de uma organização.  

O uso de metodologias, ferramentas e documentações que facilitam a padronização de processos e a comunicação entre as partes interessadas garante o bom andamento das rotinas e a solução mais assertiva dos impedimentos que surjam durante o andamento das entregas  

Por vezes,  a forma de gerenciar os projetos, ou seja, a metodologia, modelo de documentação, processos e ferramentas é delegada ao gerente de projetos. Essa prática pode sobrecarregar a função e, por consequência, não obter os resultados previstos no planejamento. 

 Essa organização pode ser encontrada dentro da estrutura de um PMO (Project Management Office), ou EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos).

O PMO auxilia na organização dos projetos e na disseminação das boas práticas de gestão de projetos. 

Afinal, o que um PMO faz?   

Segundo o Project Management Institute – PMI®, o “escritório de gerenciamento de projetos é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas”.  

Em comparação fora de contexto, o escritório de projetos atua como um técnico de futebol, com jogadores de múltiplas posições à disposição (neste caso, equipes dos projetos). O objetivo é padronizar o estilo de jogo (no PMO, padronizar o trabalho) em prol do sucesso no fim.   

Um PMO é composto por uma equipe de gerentes de projetos coordenados para atuar na gestão do portfólio de projetos, podendo ser tanto projetos estratégicos, táticos ou operacionais de uma empresa.   

O PMO também atua como repositório das boas práticas estabelecidas pelos manuais, como o PMBOK (Project Management Book of Knowledge), do Project Management Institute – PMI® – instituição internacional referência principal na temática de projetos e encarregada de disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todo o mundo.   

E em tempos de business agility, ter um PMO na empresa é um diferencial para atingir os objetivos e metas do planejamento organizacional, sempre atento às mudanças que podem ocorrer ao longo dos projetos.  

Dentro da mesma organização, podem coexistir PMOs diferentes, com objetivos e controles diversos e foco nas metodologias que cada entrega requer. São eles:

• PMO Clássico 

Um PMO clássico utiliza a metodologia tradicional de gestão de projetos como a principal ferramenta para as entregas.   

O modelo clássico de PMO organiza os projetos em uma sequência única para a entrega ao final, tendo o escopo definido no início e todo o desenvolvimento realizado no prazo estabelecido.   

O PMO clássico reúne funções como:   

• Disponibilizar o passo-a-passo dos projetos sob o seu controle;  
• Atuar em conjunto com o gerente de projetos, sobretudo com suporte instrumental e metodológico;   
• Otimizar os recursos disponibilizados pelo projeto;  
• Padronizar os esforços para atingir o objetivo da organização. 

• PMO Ágil 

Orientado a valor agregado, o PMO ágil tem foco na promoção da governança ágil e na adaptação às mudanças ao longo dos projetos.  

O PMO ágil auxilia na gestão das pessoas envolvidas nos projetos, facilitando o desenvolvimento da mentalidade ágil em toda a organização, estimulando o autogerenciamento e focando em entregas de valor contínuas e incrementais.  

Dessa forma, o PMO ágil auxilia a:  

• Desenvolver o mindset ágil; 
• Monitorar e controlar sutilmente os projetos; 
• Simplificar as estruturas de projetos;  
• A melhoria contínua dos processos. 

>>>> Leia mais: Métodos de Gestão de Projetos: entenda as diferenças entre o modelo Ágil e o Tradicional

O escritório de projetos atua como um técnico de futebol, com jogadores de múltiplas posições à disposição (neste caso, equipes dos projetos). O objetivo é padronizar o estilo de jogo (no PMO, padronizar o trabalho) em prol do sucesso no fim.   

6 vantagens de um PMO em uma empresa  

Além do exposto, um escritório de projetos auxilia na priorização de projetos, a remover impedimentos ao longo do desenvolvimento, padroniza documentos e métodos, reduz falhas e garante a transparência na execução das demandas. 

Com uma boa implantação, a estrutura do PMO ou EGP, com pessoas e metodologias (processos, documentos e ferramentas para o adequado monitoramento),  aumentam as chances de que os processos sejam seguidos e que haja entrega de valor constante para a empresa. 

Em síntese, elencamos algumas das vantagens desta estrutura: 

• Fornece consulta de bases históricas para os projetos; 
• Aumenta o nível de maturidade da empresa em Gerenciamento de Projetos; 
• Desenvolve pessoas para atuarem de acordo com as metodologias; 
• Padroniza e melhora a comunicação entre as camadas de projetos e alta gestão da empresa; 
• Aumenta a adaptabilidade às mudanças; 
• Melhora a estimativa e o controle de prazos e custos; 
• Acompanha, consolida e organiza as informações para uma tomada de decisão mais ágil e com menos exposição aos riscos. 

Conclusão 

O sucesso dos projetos de uma organização depende de uma série de fatores, mas com as estratégias corretas e o envolvimento das pessoas, a tendência é uma entrega de valor e resultados que garantam um diferencial competitivo em um mercado em constante mudança. 

Referência no mercado em gerenciamento de projetos, a Portfolio Gestão trabalha com uma equipe especializada para atuar na implantação e manutenção de escritórios de projetos, de forma customizada para a necessidade real de cada empresa. 

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